Entrevista a Aurora Santos Simón, Consejera Delegada – Directora Financiera de Fort Sumter

 P. En una empresa como la vuestra, que gestiona también la logística de otras tres pymes y que tienen sedes en Madrid, Barcelona y Navarra, ¿cómo funciona la comunicación descendente? Es decir, ¿cómo organizan desde la cabeza hasta la base de la empresa?

R. Se hace a través de comunicados internos, mails, teléfono, Skype o Webex en los que se incluye el asunto a tratar, y las coordenadas de tiempo y hora. Existe una comunicación diaria y muy continua entre la Dirección General y el Director de Operaciones nacional, y telefónica o por Webex con el Director de internacional al estar en distinta ciudad.

P. ¿Y de manera contraria? ¿Qué opciones de comunicación ascendente tienen los empleados con los directivos? Buzón sugerencias, encuestas clima, círculos calidad…

R. El acceso a Dirección es casi directo. Considero que conocer los problemas del personal (el grueso es del 90% en conductores) sin intermediarios te da una visión más cercana y más real. También tenemos encuestas que se lanzan semestralmente (según los procedimientos de la ISO), hay un buzón de sugerencias, mails y contacto telefónico.

P. Aparte, pero no menos importante, la comunicación horizontal de su empresa. En un mismo rango de trabajo, ¿de qué manera se informan entre ustedes para acordar los proyectos a realizar o los aspectos a cambiar?

R. En el departamento de tráfico tanto nacional como internacional la comunicación horizontal es diaria de planificación de rutas, y semanales en el caso de otros. Nuestros clientes modifican los pedidos casi a diario, lo que hace que tengamos que modificar las rutas previstas.

Al haber mucha interrelación entre los mandos principales y una comunicación constante se abordan todos los proyectos y asuntos pendientes casi a diario. En el caso de proyectos a medio plazo las reuniones ya se hacen con una previsión o bien semanal, si el tiempo de respuesta lo permite, o bien quincenal. Y en el caso de proyectos a más largo plazo lo vamos repasando mensualmente. Estas reuniones las hacemos por Teams y presencialmente, depende de la implicación del mismo.

P. Al igual que dentro de cada una de las empresas, ¿existe algún tipo de contacto entre Volum Logistics, Cans Logistics y Maxivolum International o únicamente tienen comunicación directa con Fort Sumter?

R. Sí, existe un contacto muy estrecho, ya que entre las empresas de transporte (Volum y Maxivolum) se subcontratan los camiones diariamente una a otra, dependiendo de ruta y cliente. Entre Cans Logistics (Logística) y estas también, ya que los almacenes reciben viajes que realizan las otras dos empresas.

P. Para usted, como directora de Fort Sumter, ¿cuál de estos tipos de comunicación empresarial considera que tienen más desarrollada? ¿A cuál le dan más valor? ¿Por qué?

R. La comunicación directa y diaria es imprescindible dentro de un grupo empresarial, ya que todas están interrelacionadas a través de equipos, de personal y a través de instalaciones que comparten. Fort Sumter es la empresa dominante y propietaria de las subordinadas, pero al estar dentro del sector de Logística y Transporte todas las subordinadas (con el mismo objeto social) deben hablar a diario para aprovecharse de las sinergias propias del grupo.